1.3 Структура письма

1.3.1 Структура писем

1.3.2 Cхема письма

1.3.3 Оформление заголовка

1.3.4 Оформление внутреннего адреса

1.3.5 Оформление даты

1.3.6 Оформление приветственных форм и заключительных приветствий

1.3.7 Оформление подписи

     Структура американского и британского письма очень похожа.

     Его принято делить на следующие части:

1. Название и адрес отправителя письма (заголовок).
2. Название и адрес получателя письма (внутренний адрес).
3. Дата отправления письма.
4. Вступительное обращение.
5. Основной текст письма.
6. Заключительное приветствие.
7. Подпись.

В начало страницы.

В начало страницы.

     Напечатанный типографским способом заголовок содержит название и адрес организации или фирмы, которой посылают письмо, а также: адрес для телеграмм, номера телефонов, названия кодов, употребляемых в телефонных разговорах, и т.д. Под названием организации часто указывается род её деятельности. Названия всесоюзных экспортных и импортных объединений не переводятся на иностранный язык, а пишутся латинским шрифтом. Например, «Внешнеторговое Объединение» - Vneshnetorgovoje Objedinenije. В конце названий многих английских торговых промышленных предприятий, банков и т.д. стоит слово Limited (Ltd.). Оно представляет собой сокращение выражения «limited liability company» - «общество с ограниченной ответственностью». Это выражение означает, что ответственность членов общества (акционеров) ограничивается суммой принадлежащих им акций. Часто в заголовке напечатано указание на ссылку (reference) или справочный номер (reference number), которое отправитель письма просит упомянуть в ответе. Запомните образцы таких указаний:

1. In your reply please mention our reference ... В вашем ответе просим упомянуть нашу ссылку…
2. In your reply please refer to ... В вашем ответе просим сослаться на…
3. Kindly mention ... in your reply ... Просим упомянуть … в вашем ответе…
4. Our file №... Наше дело №…
5. Please quote № ... when replying. В ответе просим сослаться на №…
6. Our reference Наша ссылка ................................ Your reference /Ваша ссылка / .................................

     В заголовках некоторых фирм можно встретить надпись: «All communications to be addressed to the company and not to individuals» - «Все сообщения должны быть адресованы обществу, а не отдельным лицам».

В начало страницы.

     Если в названии фирмы или организации нет собственных имен, то слово Messrs, перед ним часто не пишется.

     Внутренний адрес (inside address) представляет собой название или адрес организации или имя и адрес лица, которой адресуется письмо. Он пишется на лицевой стороне бланка письма, немного ниже строки, на которой написан внутренний адрес письма (см. схему и образец письма). Название организации или имя лица обычно пишется отдельной строкой. Если письмо адресуется фирме или организации, то перед ее названием принято ставить слово Messrs ['mesaz]. Оно представляет собой сокращение французского слова «Messieurs» ("господа") и употребляется обычно в том случае, когда в названии фирмы или организации имеются собственные имена.

     Слово Messrs, употребляется больше в Англии, чем в США. Когда письмо адресуется какому-нибудь лицу, то перед его именем ставится слово Mr. Вместо Mr. иногда после фамилии адресата ставится слово Esq. [is'kwaia ].

     Слово Esquire употребляется часто в адресах после фамилий лиц, занимающих видное общественное положение. Если письмо адресуется должностному лицу в какой-либо организации, то внутренний адрес пишется:

     Когда фамилия лица, занимающего должность, неизвестна, то адрес пишется:

     Указание должности без фамилии лица, ее занимающего, возможна лишь тогда, когда эта должность является единственной в организации, указанной в адресе (President, Chairman, Managing Director, General Manager, Secretary, Chief Accountant и т.п.). В этом случае перед названием должности в адресе ставится артикль the, который, однако, опускается, если в адресе приведена фамилия данного должностного лица. Перед фамилиями замужних женщин ставится слово Mrs. ['misiz], а незамужних - слово Miss, но на сегоднешний день в официальных письмах можно заметить употребление сокращения Ms, являющегося точным языковым эквивалентом сокращения Mrs. Другими словами, Ms указывает на женский пол лица, но не определяет при этом семейное положение. Некоторые женщины продолжают всё же пользоваться словами Miss. или Mrs., но в большинстве деловых писем применяется сегодня сокращение Ms.

     При адресовании писем руководителям правительственных учреждений, членам дипл. корпуса, судьям и т.п. следует обращаться к специальным справочникам, где указаны принятые в Англии и США правила.

В начало страницы.

     Дата отправления письма обычно пишется в правом углу под заголовком, после адреса отправителя. Обозначается, например 17th October, 2000 (читается - the seventeenth of October, nineteen ninety two). Правильно следует писать порядковое числительное при помощи цифр и одного из окончаний: st,nd,rd,th. Например, 1st, 2nd, 3rd, 4th и т.д. Запятая ставится после названия месяца. Написание даты в британск ом и американском стиле различны и представлены в следующей схеме:

     Названия месяцев часто сокращаются. Например, 12th Sept., 2000. Названия месяцев и их сокращение:

В начало страницы.

Написание приветствия в британском и американском стиле представлены в следующей схеме:

     После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) и двоеточие (в США), а после заключительного приветствия - запятая. Обращение Dear Sir и Dear Madam к отдельным лицам являются строго официальными. Когда отправитель письма, адресованного какой-либо организации, желает, чтобы письмо было прочитано определенным лицом в этой организации, то после вступительного обращения (или над ним) ставится следующая надпись: Attention: Mr. John Brown или Attention of Mr. John Brown. (Вниманию г-на Джона Брауна). Вступительное приветствие в этих случаях всегда пишется во множественном числе, т.е. Dear Sirs или Gentlemen, поскольку письмо адресуется организации, а не лицу.

     Перед основным текстом письма часто ставится надпись, указывающая предмет, тему или содержание письма.

     Re [ri: ] - это сокращение латинского выражения in re - «по делу» и теперь употребляется в значении слова «касательно».

     Написание приветствия в британском и американском стиле представлены в следующей схеме:

     В США распространено также заключительное приветствие Yours very truly.

В начало страницы.

     Подпись помещается на правой стороне бланка под заключительным приветствием и занимает не менее двух строк. Подпись на письме английской или американской фирмы или организации выглядит обычно так: первая строчка под заключительным приветствием- название фирмы или организации, напечатанное на пишущей машинке, или оттиск каучукового штемпеля с таким . же названием; ниже помещается рукописная подпись (чернилами) лица, подписывающего письмо от имени фирмы или организации и рядом или ниже напечатанное на ^машинке название должности лица подписавшего письмо. Если письмо исходит от какого-нибудь отдела, то название отдела также фигурирует в подписи под рукописной подписью.

     Письма и документы, исходящие от английских и американских банков, акционерных обществ и др. организаций, подписываются в зависимости от их важности президентом (President), председателем (Chairman), его заместителем' (Deputy Chairman или Vice Chairman), директором-распорядителем (Managing Director), одним из директоров (Director), секретарем (Secretary), главным управляющим (General Manager), управляющим или заведующим (Manager) и т.п. Договоры, чеки, финансовые обязательства, гарантии и другие важные документы должны подписываться за соответствующую сторону законно уполномоченными на это лицами. При подписании таких документов перед названием организации в подписи часто пишутся слова For and on behalf of ("За и от имени") или Per pro. (от латин. выражения per procurationem - по договоренности).

В начало страницы.