1.4 Особенности структуры
1.4.1 Полный печатный формат делового письма
1.4.1 Полный печатный формат делового письма
1.4.2 Пояснения к полному печатному формату делового письма
- Большинство писем пишутся на бланках, где уже есть название, адрес, номера телефонов фирмы и прочие данные. Адрес отправителя иногда стоит в конце письма после имени и должности.
- Адрес того, кому предназначено письмо, размещается вверху слева.
- Включается в тех случаях, когда отправляется на фирму, но адресовано кому-то лично. Часто пишется на конверте в нижнем левом углу.
- Дата письма пишется вверху справа, может писаться перед адресом того, кому предназначено письмо.
- За приветствием ставится двоеточие или запятая.
- Заимствована из служебных записок, но в письмах используется редко.
- Изложение сути письма.
- Обычно окончания пишутся справа после основного текста письма.
- Подпись, расшифровка подписи, должность, адрес следуют друг за другом в строку в левом или в правом углу письма. Иногда пмсьмо может быть продиктовано одним человеком. а подписано другим, обычно секретарём. Например директор отправляясь в командировку, оставил напечатать и подписать письмо секретарю. В этом случае подпись будет выглядеть так:
pp Diana Price
David Bradly
Managing Director,
где рр (per procurationem, лат.) означает по доверенности, за кого-то. - Посылочные инициалы указывают на тех, кто писал (переводил) письмо и/или печатал его.
- Если к письму прилагаются какие-то материалы (прейскуранты, реклама и др.), то об этом упоминается после посылочных инициалов.
- Указания на адресатов копий письма даются в самом конце.
Ставить обращение Dear Mr. X или Dear Mrs. X в начале строки, а не в её средине. Если письмо открывается словами Dear Sir(s) или Dear Madam, его следует заканчивать выражением Yours faithfully,... («Преданный Вам...») Если же указывается имя адресата (Dear Mrs Jones), завершите текст сообщения словами Yours sincerely,... («Искренне Ваш,..») или менее официально: Yours,.. (Ваш,...). Иногда используется фраза Yours truly («Верный Вам») вместо Yours faithfully/sincerely. Письма к друзьям можно начинать с обращения по имени (Dear Mary) и заканчивать выражениями типа See you («До встречи») или Love («С любовью»).
На конверте перед фамилией ставится имя. Его можно писать полностью (Mary Higgins) или же оставлять только начальную букву (M.Higgins). Если у адресата имя состоит больше, чем из одного слова, указываются просто инициалы (М. J. Higgins). Обычно перед именем идут сокращения, определяющие социальное положение лица (Mr, Mrs, Miss, Ms, Dr), которые пишутся с точкой (Mr., Ms.) в американском варианте английского языка и чаще всего без точки-в его британском варианте.
1.4.3 Особенности оформления писем в США
- При указании даты месяц идет перед числом (2.21.91 вместо 21.2.91 и т.д.);
- После обращения американцы обычно ставят двоеточие (Dear Mr. Finerti:), а англичане-запятую (Dear Mr. Finerti,), употребление которой считается весьма неофициальным в США;
- Вместо принятого в Великобритании обращения Dear Sirs в США используется слово Gentlemen;
- Выражение Yours faithfully не употребляется; обычно в конце письма ставится Sincerely yours, Yours sincerely или Yours truly (см.выше);
- Американцы часто пишут полностью первое имя (данное при крещении) и оставляют только начальную букву для среднего имени (Mary J. Higgins). Это не принято в Великобритании.